Tipps und Erläuterungen zum Online-Archivportal
Der Anfang: Überblick und einfache Suche
Überblick
Scope Query ist der Online-Archivkatalog des Stadtarchivs Augsburg. Er ermöglicht eine bequeme Recherche in den Beständen, soweit sie bereits in der Archivdatenbank erfasst sind. Direkt von der Startseite aus gelangt man zu den Suchfunktionen Volltextsuche, Feldsuche und Archivplansuche. Über die Menüleiste kann darüber hinaus auf gespeicherte Arbeitsmappen und auf den Bestellkorb zugegriffen werden. In der Rubrik Info Corner finden sich die für die Benutzung des Stadtarchivs einschlägigen Rechtsgrundlagen sowie die Öffnungszeiten des Hauses.
Einfache Volltextsuche
Die einfache Volltextsuche ist die Standardsuche in scope Query. Für den schnellen Einstieg in die Recherche können in einem einzelnen Feld ein oder mehrere Begriffe eingegeben werden. Die Trefferliste zeigt nur Verzeichnungseinheiten an, die den exakten Begriff bzw. Begriffe enthalten. Es ist daher empfehlenswert etwa nach Singular und Plural sowie nach Synonymen des verwendeten Suchbegriffs zu recherchieren. Um die Treffermenge zu reduzieren kann der Suchbereich auf eine Bestandsgruppe oder einen Bestand eingeschränkt werden, indem vor der Recherche über die Archivplansuche der entsprechende Bereich markiert und der Menüpunkt „Ansicht auf markierte VE einschränken“ ausgewählt wird. Dies ist auch für die erweiterte Volltextsuche und die Feldsuche möglich.
Mehr Treffer, mehr Möglichkeiten: Erweiterte Schlagwortrecherche und Feldsuche
Erweiterte Volltextsuche
Die erweiterte Volltextsuche bietet gegenüber der einfachen Volltextsuche differenziertere Recherchemöglichkeiten. Über den Button „Weitere Suchoptionen anzeigen“ wird die einfache Suche zur erweiterten Volltextsuche. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten die Suche zu optimieren. Um auch Varianten des Suchbegriffs, z.B. Pluralformen, zu finden, muss „Wortvariationen berücksichtigen“ ausgewählt werden. Die Einbeziehung phonetischer Ähnlichkeiten, z.B. neben dem Namen Meier auch Mayer, ermöglicht die Option „Wörter die ähnlich klingen“. Darüber hinaus sind auch verschiedene Einschränkungen zur Verbesserung des Suchergebnisses möglich, etwa die Begrenzung des Suchbereichs (siehe einfache Suche), des Zeitraumes oder der Archivalienart (z.B. Plakate). Sollen nur Verzeichnungseinheiten mit angehängten Digitalisaten berücksichtigt werden, muss die Option „Online verfügbare Bilder“ angehakt werden.
Nach dem Ausführen der Suche bietet scope Query über das Menü am linken Rand verschiedene Ansichtsmöglichkeiten des Rechercheergebnisses. Standardmäßig wird dieses als Liste mit den wichtigsten Informationen ausgegeben. Zur Reduzierung der Resultatliste auf Einträge nur mit Digitalisaten gibt es zwei Optionen. Erstens die Bildliste, deren Einträge am Zeilenanfang ein Vorschaubild enthalten. Ausgewählt wird sie über „In die Bildliste wechseln“. Zweitens die Bildübersicht, die lediglich Vorschaubilder zeigt, wodurch ein schnelles Sichten der Bilder möglich ist. Diese Ansicht erfolgt über „In die Bildübersicht wechseln“. Die Standardansicht kann über den Menüpunkt „In die Liste wechseln“ wiederhergestellt werden. Eine weitere Modifizierung des Suchergebnisses, mit der die Trefferanzahl reduziert werden kann, wird durch den Button „Suche innerhalb der Resultate“ erreicht. Es öffnet sich die Feldsuche, eingeschränkt auf das Suchresultat. Über den Button „Als PDF anzeigen“ wird die Trefferliste als PDF-Dokument in einem neuen Browserfenster geöffnet und kann dort über das Menü „Seite speichern unter“ abgespeichert oder über „Drucken“ direkt ausgedruckt werden. Die weitere Bearbeitung der Resultatliste wird im Abschnitt zu den Arbeitsmappen behandelt.
Die Detailansicht, die ausführliche Informationen zu einem Treffer enthält, öffnet sich durch Anklicken des Listeneintrags. Die Verortung der Verzeichnungseinheit in der Archivstruktur wird über „Im Archivplan lokalisieren“ angezeigt. Die Rückkehr von der Detailansicht zur Resultatliste erfolgt über „In die Liste“ wechseln.
Feldsuche
Die Feldsuche durchsucht ausschließlich einzelne Felder der Datenbank. Daher empfiehlt sich diese Funktion erst, wenn man bereits über Informationen zum Recherchegegenstand (z.B. Signatur, Titel) verfügt und ein möglichst kleines, aber genaues Suchergebnis anstrebt. Es kann zudem festgelegt werden, ob der gesuchte Begriff am Anfang (beginnt mit), an einer beliebigen Stelle (enthält) oder am Ende des ausgewählten Feldes (endet mit) steht oder das Feld allein (ist gleich) den Suchbegriff enthält. Auch eine Kombination einzelner Felder ist über die Verknüpfungsoperatoren (und / oder / nicht) möglich, um die Suche weiter zu verfeinern. Die Optionen zur Einschränkung der Recherche (Suchbereich, Zeitraum, Archivalienart) entsprechen denen der erweiterten Volltextsuche. Ebenso verhält es sich mit den Möglichkeiten für die Resultatliste (Bildliste, Bildübersicht, Suche innerhalb der Liste, Erstellen eines PDF-Dokuments).
In die Tiefe: Strukturierte Recherche mit der Archivplansuche
Die Archivplansuche ermöglicht eine Recherche anhand einer hierarchisch gegliederten Ansicht der gesamten Archivtektonik. Dies ist sinnvoll, da viele Archivalien erst aus ihrer Einordnung im Archivplan verständlich sind. Ausgehend von den einzelnen Abteilungen führt dieser über die jeweiligen Bereiche zu den Beständen, die nach Provenienz bzw. Entstehungszusammenhang gegliedert sind, hin zu den einzelnen Verzeichnungseinheiten bzw. Dokumenten. Die Tektonik bietet daher einen Überblick über die gesamten Bestände und ermöglicht die gezielte Suche in bestimmten Bereichen. Die einzelnen Ebenen (Verzeichnungseinheiten) können durch Klicken auf das Plus- bzw. Minus-Zeichen auf- bzw. zugeklappt werden. Der Befehl „Im Archivplan lokalisieren“ führt schließlich wieder zurück in die Ansicht der gesamten Archivbestände. Darüber hinaus erhalten Sie über den Befehl „Markierte VE in Detailansicht anzeigen“ oder über Doppelklick zusätzliche Informationen zu Inhalt und Struktur der einzelnen Abteilungen, Bestände oder Archivalien. Es besteht ferner die Möglichkeit über den Befehl „Ansicht auf markierte VE einschränken“ die Anzeige bzw. Recherche auf den ausgewählten Bereich zu reduzieren und damit die Suche auf einen speziellen Bestand einzugrenzen und andersherum wieder aufzuheben. Ist eine Einschränkung aktiv, ist der Befehl „Einschränkung aufheben“ in der Navigation angezeigt. Hierüber ist auch eine Rückkehr zur Gesamtansicht möglich. Drucken und speichern einzelner Verzeichnungseinheiten ist über den Befehl „Als PDF anzeigen“ möglich. Über die Navigationsbefehle auf der linken Seite können einzelne Verzeichnungseinheiten angesteuert werden.
Rechercheergebnisse durch Arbeitsmappen verwalten und Archivalien mit Hilfe des Accounts bestellen
Anlegen eines Accounts
Durch das Erstellen eines Accounts können Rechercheergebnisse verwaltet oder Archivalien in den Lesesaal bestellt werden. Zum Anlegen eines Accounts muss rechts oben auf „Anmelden“ geklickt werden. Anschließend erscheint neben dem Feld „Anmeldenamen“ der Link zum „Konto eröffnen“. Die dortige Anmeldemaske muss ausgefüllt und abgesendet werden. Anschließend kann der Account verwendet werden. Archivalienbestellungen sind jedoch erst nach einer Bestätigung des Accounts durch das Stadtarchiv möglich.
Arbeiten mit Rechercheergebnissen und Arbeitsmappen
Nach erfolgreicher Recherche ist es möglich, die Treffer einem „Arbeitskorb“ hinzuzufügen und so zu speichern. In der Resultateliste müssen dafür die gewünschten Treffer über das Setzen eines Häkchens im weißen Kästchen links neben dem Treffer markiert werden. Anschließend muss in der Menüzeile der Button „Markierte in Arbeitsmappe legen“ gedrückt werden. Danach kann die Arbeitsmappe ausgesucht werden, in die die Ergebnisse gelegt werden sollen oder es kann eine neue Arbeitsmappe erstellt werden.
Es können Treffer aus unterschiedlichen Recherchen in ein und dieselbe Arbeitsmappe gelegt werden. Dadurch entstehen in den Arbeitsmappen individuelle Recherchelisten.
Über den Button „Arbeitsmappen“ im oberen Menü können die einzelnen Arbeitsmappen aufgerufen werden. Nicht mehr benötigte Arbeitsmappen können gelöscht werden. Außerdem ist es möglich, Arbeitsmappen zusammenzuführen oder zu verschmelzen. Beim Zusammenführen von Arbeitsmappen wird aus mehreren Arbeitsmappen eine große Arbeitsmappe. Beim Verschmelzen wird die Schnittmenge mehrerer Arbeitsmappen überprüft und es entsteht eine neue Arbeitsmappe, die lediglich die Schnittmenge beinhaltet.
Grundsätzlich werden Arbeitsmappen im Account so lange gespeichert, bis diese von Ihnen gelöscht werden.
Bestellung von Archivalien
Wenn Archivalien im Lesesaal des Stadtarchivs eingesehen werden sollen, können Sie diese unter Angabe der Signatur per E-Mail an Kontakt zum Stadtarchiv bestellen.