5 Fragen an … Beate Fischer

Der Staffelstab der Reihe „5 Fragen an …“ wurde in der letzten Ausgabe von Stadtdirektor Frank Pintsch ins Personalamt an Beate Fischer übergeben. Die Leiterin des Zentralen Services ist seit 1991 bei der Stadtverwaltung und hat so manche Veränderung miterlebt. Im Interview mit Isabel Bleyhl berichtet sie von ihren Erfahrungen, blickt in die Zukunft und erklärt uns nebenbei, was die Dampfmaschine mit dem digitalen Wandel zu tun hat.

1. Wie hat sich ihre Arbeitswelt mit der Digitalisierung verändert?

Verändert hat sich einiges. Ich habe hier in den 90er Jahren bei der Stadt im IT-Bereich im damaligen Team „Dezentrale Systeme“ angefangen und die Entwicklungen von damals bis heute mitgemacht. Als ich zur Stadt kam, gab es 30 PCs, nach drei, vier Jahren hatten wir 1600. Zu dem damaligen Großrechner kamen immer mehr PC-Einzelplätze, dann Client-Server-Systeme, auf denen Fachprogramme der einzelnen Ämter installiert wurden. Das fachbezogene Abrechnungssystem Paisy zum Beispiel wurde vom Großrechner auf Linux-Server umgezogen und dort weiterentwickelt. Und für mich ist es nur eine logische Weiterführung, die Fachämter, die bisher nur ihre eigenen Fachprogramme kannten, mittels der stadtweiten, elektronischen Verwaltungsarbeit zu vernetzen.

In unserem Team legen wir großen Wert darauf, unser spezialisiertes Fachwissen in einer Wissensdatenbank zu dokumentieren. Für unsere Projektkoordinierung nutzen wir des Weiteren die Webanwendung Sharepoint, die fachamtsübergreifend ermöglicht, zeitgleich an Dokumenten zu arbeiten, Aufgaben zu verteilen und schnell untereinander zu kommunizieren. Wichtig für mich ist außerdem mein Terminkalender, ohne den geht nichts. Es wäre toll, wenn alle städtischen Mitarbeitenden ihre Termine digital führen würden.

2. Was fehlt Ihnen an digitalen Hilfsmitteln noch?

Ich denke zum Beispiel an das neue Bewerberportal: Wenn man darauf zugreifen möchte, braucht man das Internet. Ein flächendeckendes WLAN in allen städtischen Dienststellen und Arbeitsräumen ist meines Erachtens etwas, das fehlt. Wir müssen öffentliche Zugänge für jeden Mitarbeiter schaffen, egal ob über einen PC oder ein privates Handy mit städtischer App.

Und ich freue mich sehr auf die elektronische Aktenhaltung, insbesondere der elektronischen Personalakte. Wir werden dann einheitlich strukturierte Personalakten haben, die uns einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff gewährleisten. Suchen war gestern - zeitgleicher, datenschutzkonformer Zugriff auf die elektronischen Akten wird kein Problem mehr sein. Für mich ist die Einführung vergleichbar mit der Erfindung der Dampfmaschine: ein richtiger Umbruch. Damit verändert sich die komplette Arbeitsweise. Und es macht mir sehr Spaß, daran mitzuarbeiten.

3. Wie nehmen Sie Kolleginnen und Kollegen die Angst, die nicht so offen auf digitale Themen zugehen wie Sie?

Meine grundlegende Haltung ist: Digitalisierung kommt nicht über den Menschen, sondern sie ist für den Menschen da. Wenn ich also an einer neuen digitalen Einführung arbeite, versuche ich in einem ersten Schritt mit den Leuten zu reden und herauszufinden, wo sie unzufrieden sind und was sie für Ihre jetzige Situation brauchen. Da setze ich dann an und versuche, sie in diesem Aspekt mit technischen Hilfsmitteln zu unterstützen. Und wenn jemand merkt: Ich will jetzt nicht ein Prestige-Projekt über euch stülpen, sondern ich mach das für euch, ihr habt einen Nutzen davon, eure Arbeit wird leichter, dann ist die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter auch gewillt, mitzuarbeiten.

Und Ehrlichkeit ist für mich ebenso wichtig: Ich verhehle nicht, dass es in der Einführungsphase viel zusätzliche Arbeit macht, die Situation zu eruieren, die Workflows zu analysieren. Aber ich versuche den Menschen auch klar zu machen, dass sie die Fachleute in ihren Bereichen sind, und das Spezialwissen über ihre Arbeitsabläufe allein bei ihnen liegt. Und so gut sie im Analyse-Prozess mitarbeiten, so gut wird ihre zukünftige Arbeitswelt sein. Das ist ja auch das Tolle: Die Menschen haben bei solchen Prozessen die Chance, ihre eigene Arbeitswelt von Morgen zu gestalten.

4. Welche weiteren Vorteile bringt die Digitalisierung ihrer Meinung nach?

Ein weiterer Vorteil ist für mich, dass wir uns in den Prozessen der Digitalisierung von altem Ballast befreien können: Vor jeder Einführung mache ich eine Ist-Aufnahme, eine Ist-Analyse und ein Soll-Konzept, das heißt, ich stelle jedes Mal – mit den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – die aktuellen Workflows auf den Prüfstand und schaue, welche Arbeitsschritte ich überhaupt brauche. Anhand dieser Analyse erarbeiten wir dann einen oft einfacheren, klareren und einheitlichen Workflow.

Die Vereinheitlichung von Verfahrensweisen stößt übrigens nicht unbedingt sofort auf Begeisterung bei allen Ämtern. So ging es meinem Team und mir zum Beispiel bei der Einführung des neuen Bewerberverfahrens. Uns wurde oft vorgehalten: „Aber das war doch bisher immer so, wieso machen wir es jetzt anders?“. Da muss sicher bei der Stadt ein Wandel in der Denkweise passieren: Wir haben heute immer weniger Zeit und gleichzeitig immer mehr Aufgaben. Deshalb müssen wir uns als Stadtverwaltung fragen, ob wir uns diese Besonderheiten in der heutigen Zeit noch leisten wollen, oder ob wir es rational versuchen und vereinheitlichen im Sinne der Effektivität.

5. Wen wollen Sie in dieser Interviewreihe als nächstes sehen?

Ich habe lange überlegt. Wir als Querschnittsamt haben mit allen Ämtern Kontakt. Im Moment habe ich ein Projekt laufen mit dem Amt für Grünordnung, Naturschutz und Friedhofswesen (AGNF), die in Zukunft Arbeitszeitnachweise elektronisch erfassen wollen. Das Amt ist aus dem gewerblichen Bereich, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben natürlich ganz andere Probleme und Herausforderungen als die der klassischen Verwaltungsämter. Das finde ich spannend. Deshalb würde ich gerne den Staffelstab weitergeben an Joachim Schnürer, Leiter des Zentralen Fachbereichs und des Servicebereichs des AGNF.