5 Fragen an … Stadtdirektor Frank Pintsch

Die Digitalisierung schafft Arbeitserleichterungen, sagt der Leiter des Direktoriums 1, Frank Pintsch. Aber einige Dinge kann die Digitalisierung nicht übernehmen. Ein Gespräch über digitales Arbeiten, elektronische Träume und analoges Semmelkaufen.

Wie arbeiten Sie lieber – analog oder digital?

Frank Pintsch: Da befinde ich mich gerade persönlich in einem Umschwung. Ich bin jemand, der gerne Papier in der Hand hat und Textpassagen markiert. Umso erstaunlicher erscheint es jetzt vielleicht, dass ich in den letzten Monaten immer mehr Dokumente nur noch in digitaler Form bearbeite. Für mich ist das ein großer Gewinn: Ich spare durch die digitale Nutzung Arbeitsschritte und dadurch Zeit - ich muss nicht mehr drucken und scannen und kann markierte und beschriebene Dokumente einfach an Kolleginnen und Kollegen weiterleiten, und das zeit- und ortsungebunden. Auf meinem Tablet-PC nutze ich dazu vor allem das Programm OneNote. Damit kann ich handschriftliche Notizen und Zeichnungen erstellen. Auch für Mindmaps und bei Besprechungen ist das sehr hilfreich. Diese Flexibilität und zugleich der Umstand, „alles beieinander“ zu haben, empfinde ich als großen Gewinn.

Wenn wir privat Dinge organisieren, sind meine Frau und ich auch eher online unterwegs, zum Beispiel bei der Urlaubsbuchung. Und wir haben vor Kurzem ein Haus gebaut, da habe ich das Smartphone vor allem für den Email-Verkehr mit den verschiedenen Beteiligten genutzt und konnte so das Projekt digital und effektiv steuern. Das war klasse, vor allem auch praktisch für die Bilddokumentation. Ich empfinde die Digitalisierung der Dinge – privat wie beruflich – übrigens als völlig ungezwungen: Es ergab sich mit der Zeit so. Meine Semmeln kaufe ich aber weiterhin analog und glaube nicht, dass sich das absehbar ändern wird.
 

Was ist für Sie ein gelungenes konkretes Beispiel für die digitale Stadtverwaltung Augsburg?

Frank Pintsch: Das Ratsinformationssystem ALLRIS ist für mich eine schöne Erfolgsgeschichte. „Ratsinformationssystem“ klingt erst mal sperrig, ist aber einfach der übergeordnete Begriff für einen digitalen Wissensspeicher mit Tagesordnungen, Vorlagen, Beschlüssen und Niederschriften für die Gremien der Stadt. Bürgerinnen und Bürger können darauf zugreifen, und auch für die Arbeit der Verwaltung bedeutet es eine Erleichterung: Auf einen Blick sehen wir was wann beschlossen, was entschieden wurde, wir können auf das Protokoll zugreifen und sehen die entsprechenden Informationen, mit Modifikationen und Verweisen auf andere Beschlusslagen. So stelle ich mir modernes Wissensmanagement vor, so kann eine Verwaltung schnell und zentral arbeiten und weiß, was sie zu tun hat. Das Projekt gibt es schon länger, und seit ich 2012 zur Stadt kam, nehme ich es als großen Gewinn und unverzichtbares Handwerkszeug wahr. Inzwischen bin ich zusammen mit dem Hauptamt zuständig für dieses Projekt, und da es ein sehr gelungenes Projekt ist, werden wir es noch weiter ausbauen.

Daneben gibt es natürlich noch zahlreiche weitere gelungene Projekte und gute Ideen. Um diese einheitlich weiterzuentwickeln und den digitalen Wandel der Stadtverwaltung durchdacht und mitarbeiterorientiert zu gestalten, haben wir den Augsburger Weg der Digitalisierung in zehn Meilensteinen beschrieben und diesen zur besseren Anschaulichkeit auch grafisch aufbereitet. Den Augsburger Weg habe ich am 24. Juli 2019 dem Ausschuss für Organisation, Personal, Migration und Interkultur (OPMI) vorgestellt und wir werden ihn in Kürze im Intranet veröffentlichen. Er dient als Leitfaden für eine gelungene Digitalisierung und bildet damit die Basis für alle Projekte. Er ist auch als Zusage an die Kolleginnen und Kollegen zu verstehen, dass wir den Veränderungsprozess transparent gestalten. Wichtig ist mir: Das Gute werden wir behalten – z.B. den persönlichen Kontakt unter den Kolleginnen und Kollegen – und die sinnvollen digitalen Projekte Schritt für Schritt und abgestimmt einführen.

Welche digitalen Hilfen nutzen Sie noch in Ihrem Arbeitsalltag?

Frank Pintsch: Neben meinem Tablet-PC, mit dem ich vor allem auf Besprechungen gehe, nutze ich natürlich im Büro den Festnetz-PC. Besonders froh bin ich, zwei Bildschirme zu haben. Für mich erleichtert dies das Arbeiten sehr, ich kann auf der einen Seite den Kalender, mein Email-Postfach oder – für Juristen wichtig – das Nachschlagewerk beck-online geöffnet haben und am anderen Bildschirm an einem Dokument arbeiten. Wenn ich juristisch arbeite, dann kaum noch mit Kommentaren in der Hand, sondern auch hier liegt alles inzwischen digital vor. Und natürlich ist daneben das Smartphone mein Begleiter. Ich nutze zudem die Möglichkeiten der digitalen Spracherkennung, was mir das Erstellen von Vermerken, E-Mails und Schreiben immens erleichtert.
 

Was fehlt Ihnen an technischen Hilfsmitteln noch?

Frank Pintsch: Es gibt zwei Dinge, die ich mir und der Stadtverwaltung vordringlich wünsche:

Als gar nicht mehr so ferne Zukunftsmusik: die elektronische Akte. Ab 2020 bringen wir diese gut vorbereitet und Schritt für Schritt aus. Das Programm verspricht großen Nutzerkomfort. Ich bin schon jetzt ein Fan und gehe mit dem Referat OB als Piloteinheit auch persönlich voraus, um die Anwendung zu testen. Alles, was wir einführen, ist „am eigenen Leib“ getestet, das ist auch ein Versprechen an die Kolleginnen und Kollegen. Ich freue mich sehr darauf, die Brief- und Dokumentenflut, die wir tagtäglich empfangen und versenden, zukünftig einfacher und schneller aufzunehmen und darauf zugreifen zu können. So wird das Arbeiten bei der Stadt Augsburg transparenter, flexibler und zugleich auch mitarbeiterorientierter. Vergleichen Sie es nur mit dem Ist-Stand: Aktuell werden Akten und sonstige Daten in Ordner und Unterordner gespeichert, deren Strukturen oft unüberschaubare Ausmaße annehmen. Es liegt eine Mischung aus teilanalogen und teildigitalen Akten vor, die nur schwer zu handhaben ist. Mit der elektronischen Akte können wir die Akten in einem übersichtlichen, einheitlichen und einfach zugreifbaren Wissensspeicher anlegen und mit einer Stichwortsuche Dokumente schnell finden. Die Qualität der Stadt Augsburg als moderne öffentliche Arbeitgeberin mit kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und tollen Arbeitsmitteln im Dienst unserer Stadtgesellschaft wird dadurch nochmal deutlich steigen – darauf freue ich mich sehr und daran habe ich Lust, mitzuarbeiten.

Mein zweiter Wunsch ist die digitale Spracherkennung für alle, die sie brauchen. Da gibt es inzwischen tolle Möglichkeiten, einfach und schnell Briefe und Dokumente zu diktieren. Im Privatleben schon oft eine Selbstverständlichkeit, sollten wir dies auch im Berufsleben sinnvoll nutzen.
 

Wen wollen Sie in dieser Interviewreihe als nächstes sehen?

Frank Pintsch: Gerne gebe ich den Staffelstab in ein wichtiges Querschnittsamt, mit dem wir alle zu tun haben: das Personalamt. Das Personalamt arbeitet mit einem elektronischen Abrechnungs- und Zahlungswesen, das heißt die Kolleginnen und Kollegen sind verantwortlich dafür, dass alle 6.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Augsburg jeden Monat ihr Geld auf dem Konto haben – gleichzeitig und fristgerecht. Und sie haben das elektronische Bewerbungsverfahren eingeführt, das ich sehr unterstütze.

Ganz konkret würde ich gerne die dortige Leiterin des Zentralen Services, Beate Fischer, in der Interviewreihe sehen. Sie ist einerseits eine geschätzte Kollegin, die die Verwaltung gut kennt, und darüber hinaus sehr kompetent bei IT-Themen. Als Stadt Augsburg kann man sich solche Kolleginnen und Kollegen nur wünschen. Daher nominiere ich Frau Fischer und bin gespannt darauf, von vielen Kolleginnen und Kollegen nach und nach deren Meinungen und Ideen zu hören.